Obsługa informatyczna firm

Rozważając obsługę informatyczną firm, należy wziąć pod uwagę kilka kwestii przed podjęciem decyzji. Jednym z pierwszych jest bezpieczeństwo. Bezpieczeństwo jest najważniejsze dla integralności danych w organizacji. Innym aspektem jest koszt. Ostatecznie, decyzja jest najlepiej podjąć przez zespół zarządzający firmy.

Problemy z outsourcingiem

Outsourcing jest świetnym sposobem na obniżenie kosztów, ale może również powodować problemy. Trudno jest zapewnić jakość pracy, ponieważ strony trzecie mogą nie mieć takich samych celów jak Twoja firma. Mogą one również pójść na kompromis w zakresie jakości usług, aby poprawić własną rentowność. Może to skutkować wolnym czasem realizacji i zmniejszoną elastycznością. Przy wyborze partnera outsourcingowego ważne jest, aby znaleźć eksperta, który pomoże Ci zdefiniować wymagania i zarządzać komunikacją.

Należy opracować kompleksowy program komunikacji dla pracowników i innych interesariuszy, których dotyczy outsourcing. Powinien on odpowiadać na pytanie „co ze mną?”. Pracownicy mogą obawiać się o swoje miejsca pracy i mieć poczucie, że stracili kontrolę nad procesem. Menedżerowie mogą być zmuszeni do przyjęcia nowego sposobu monitorowania procesów i zapewnienia wyników.

Innym częstym problemem związanym z outsourcingiem jest brak wiedzy specjalistycznej. Ponieważ pracownicy często nie rozumieją, co robią, mogą nie być w stanie ocenić wyników. Może to sprawić, że będą szukać lepszych możliwości zatrudnienia gdzie indziej. Aby uniknąć tego problemu, ważne jest, aby wdrożyć strategię zarządzania zmianą dla pracowników, których dotyczy outsourcing.

Outsourcing jest popularnym wyborem wśród firm, ponieważ może obniżyć koszty przy jednoczesnej poprawie wydajności. Firmy powinny jednak uważać, aby uniknąć błędów, które mogą rozsadzić ich budżet. Niewłaściwy model współpracy, niejednoznaczne wymagania lub złe strategie zarządzania mogą prowadzić do niespodziewanych wydatków. Dlatego firmy powinny dokładnie obliczyć dokładny koszt outsourcingu i upewnić się, że go nie przekroczą.

Inne problemy związane z outsourcingiem to różnice językowe i kulturowe. Chociaż można je przezwyciężyć dzięki odpowiedniej komunikacji, firmy muszą zapewnić biegłość językową swoich pracowników.

Koszt

W świecie biznesu redukcja kosztów jest jednym z najważniejszych priorytetów dla kadry zarządzającej. Outsourcing IT może pomóc organizacjom w obniżeniu kosztów oraz zwiększeniu elastyczności, sprawności i szybkości wprowadzania produktów na rynek. Outsourcing może również pozwolić organizacjom na skupienie się na swoich podstawowych celach. Outsourcing eliminuje również koszty związane z niskim poziomem bezpieczeństwa IT, niezgodnością z przepisami i niską satysfakcją klienta.

Ważne jest, aby pamiętać, że jeśli rozważasz outsourcing IT, należy najpierw obliczyć kwotę, którą wydasz na zatrudnienie pracownika IT w pełnym wymiarze godzin. Prawdopodobnie będzie to koszt od 60 tys. do 100 tys. dolarów rocznie. Trzeba będzie również uwzględnić dodatkowe koszty, takie jak wizyty na miejscu w nagłych przypadkach lub sesje planowania strategicznych celów biznesowych. Niemniej jednak przekonasz się, że koszt outsourcingu IT będzie znacznie niższy niż koszt zatrudnienia pełnoetatowego pracownika IT.

Podczas gdy redukcja kosztów jest podstawową korzyścią z outsourcingu, prawdziwym kosztem jest zwiększona elastyczność i zwinność. Outsourcing pozwala firmom szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe i nowe wymagania klientów. Outsourcing pozwala także firmom na elastyczne zwiększanie lub zmniejszanie zasobów w zależności od potrzeb oraz na wykorzystanie inwestycji dostawcy w najlepsze praktyki. Może również pomóc firmie w uzyskaniu znaczącej zmiany w możliwościach.

Chociaż obsługa informatyczna firm może drastycznie obniżyć koszty, należy pamiętać, że ważne jest, aby wybrać dostawcę, który zapewnia wysoką jakość usług i stosunek jakości do ceny. Jeśli chcesz uzyskać usługi najwyższej klasy po niższych kosztach, poszukaj partnera z udokumentowanym doświadczeniem w realizacji projektów outsourcingowych. I upewnij się, że wybierzesz partnera, który ma doświadczenie z infrastrukturą i systemami IT.

Oprócz obniżenia kosztów IT, outsourcowane IT zwiększa również wydajność i oferuje najnowsze narzędzia do transformacji cyfrowej. Outsourcing zapewnia również Twojej firmie infrastrukturę IT zoptymalizowaną pod kątem konkretnych potrzeb. Może się wydawać, że jest to najlepsza opcja, aby utrzymać płynność działania firmy. Jednak może to kosztować więcej, niż byś myślał. Dostawca IT korzystający z pełnego outsourcingu zapewni, że Twoja sieć jest bezpieczna i zoptymalizowana pod kątem Twojej działalności.

Wdrożenie

Istnieje wiele korzyści z outsourcingu, ale jest też kilka zagrożeń, które należy rozważyć. Największym z nich jest możliwość wystąpienia niezarządzanych zmian. Niezarządzane zmiany często nie są związane z cenami, technologią lub warunkami umowy, a mogą znacznie obniżyć wartość uzasadnienia biznesowego. Jednak wczesne rozpoznanie tych ryzyk może pomóc w ich uniknięciu.

Zarządzanie zmianą jest ważną częścią każdego projektu outsourcingowego. Bez odpowiedniego wsparcia umowa outsourcingowa może nie przynieść obiecanych korzyści. Powodem, dla którego tak się dzieje, jest nieskuteczne planowanie, słaba realizacja lub nieprzejednanie kulturowe. Udane wdrożenie wymaga zaangażowania w zmiany, a to często najtrudniejsza część każdej roli korporacyjnej lub przywódczej.

Innym ryzykiem związanym z outsourcingiem jest opór pracowników. Pracownicy mogą niechętnie przyjmować nową technologię lub obawiać się o swoje bezpieczeństwo zatrudnienia. Ten strach może utrudnić proces wdrażania i sprawić, że cały proces będzie mniej udany. Właściwy plan przejścia musi uwzględniać te kwestie i angażować cały personel. Utrzymanie pracowników informowani o głównych kamieni milowych jest niezbędne do sprawnego wdrożenia. Poprzez zaangażowanie pracowników na wczesnym etapie, pracownicy mogą wkupić się w projekt i przedstawić cenne sugestie.

Aby przygotować interesariuszy do zmiany, należy opracować kompleksowy plan komunikacji. Wszyscy interesariusze powinni zostać poinformowani, a przekaz powinien być dostosowany do ich poziomu. Strategie komunikacyjne powinny obejmować komunikację jeden na jeden oraz fora w celu personalizacji przekazu. Ponadto, komunikacja ta powinna być spójna i ciągła. Pracownicy chcą wiedzieć, co się dzieje i muszą czuć się wysłuchani.

Bezpieczeństwo

Outsourcing funkcji bezpieczeństwa może być świetnym rozwiązaniem dla firm. Outsourcing może również ułatwić przejście w miarę rozwoju firmy. Firma ma już wiele na głowie, nie martwiąc się o rozbudowę sieci komputerowych, zatrudnianie kolejnych pracowników IT i powiększanie zespołu bezpieczeństwa na miejscu. Zewnętrzni dostawcy usług mogą zająć się tym zadaniem i pomóc firmom zachować zgodność z wymogami prawnymi.

Outsourcowane zespoły ds. bezpieczeństwa często mają większe doświadczenie w branży i dlatego są lepiej przygotowane do radzenia sobie z zagrożeniami bezpieczeństwa. Specjaliści ci znają szeroki zakres słabych punktów i mogą szybko na nie reagować. Wewnętrzne zespoły bezpieczeństwa mogą mieć trudności z nadążeniem za zwiększonymi potrzebami, a szkolenie i utrzymanie zespołu może być kosztowne. Ponadto, inwestowanie w najnowocześniejszy sprzęt zabezpieczający to kolejny znaczący koszt, który może się szybko zwiększyć.

Outsourcing usług cyberbezpieczeństwa pomaga firmom nadążyć za najnowszymi osiągnięciami technologicznymi i inteligencją zagrożeń. Wraz z rozwojem Internetu rzeczy (IoT), firmy muszą oceniać swoje punkty końcowe pod kątem podatności na zagrożenia i bieżącego monitorowania. Wymaga to również analityków komputerowych do analizy złożonych sieci i identyfikacji podatności. Wiele firm zajmujących się cyberbezpieczeństwem wykorzystuje obecnie również uczenie maszynowe i sztuczną inteligencję, aby szybciej i dokładniej wykrywać podatności.

Outsourcing usług bezpieczeństwa może być również bardziej elastyczny niż zatrudnianie wewnętrznych zespołów bezpieczeństwa. Firmy zlecające cyberbezpieczeństwo na zewnątrz muszą mieć jasne zrozumienie zakresu usługi. Wiele wiodących firm zajmujących się bezpieczeństwem cybernetycznym ma miesięczne raporty i oczekiwania analityczne dla swoich klientów biznesowych. Pozwala to firmom zachować przejrzystość w zakresie zlecanej pracy.

Outsourcing usług ochrony to skuteczne rozwiązanie, ale nie jest to opcja dla każdej firmy. Przedsiębiorstwa stają w obliczu zwiększonych zagrożeń bezpieczeństwa w godzinach pracy. Ważne jest, aby wybrać SOC, która pracuje w podobnych godzinach jak Twoja firma.

SLAs

Firmy zajmujące się outsourcingiem IT powinny tworzyć umowy o poziomie usług (SLA) ze swoimi dostawcami, aby zapewnić jakość usług. Umowy te powinny określać poziomy usług i ramy czasowe, a także wyłączenia. Umowa SLA powinna również określać kary, jeśli dostawca usług nie spełni tych standardów. Kary te powinny być oparte na rzeczywistych kosztach, jakie poniosłaby firma, gdyby dostawca usług nie spełnił warunków SLA.

W większości przypadków, umowy o poziomie usług muszą zawierać kary finansowe, jeśli dostawca usług nie spełnia SLA. Najczęstszym sposobem, aby to zrobić jest ustanowienie systemu kredytów serwisowych, w którym dostawca usług płaci określoną kwotę klientowi, jeśli nie spełni poziomów usług. Kredyty usługowe mogą być mierzone na wiele sposobów, w tym procentowo. Na przykład, jeśli dostawca usług obiecuje 99,5% wskaźnik raportowania, można wynegocjować kredyt serwisowy, który spowodowałby 0,5% niedoboru każdego tygodnia.

Negocjując SLA dla outsourcingu IT, firmy powinny uważać, aby wybrać umowę o poziomie usług, która zapewnia najwyższą wartość. Powinno to być oparte na oczekiwaniach klienta i zdolności dostawcy usług do ich spełnienia. Chociaż umowy SLA nie są prawnie wiążące, pomagają wzmocnić relacje między dwiema stronami. Zapewniają również ochronę prawną wymagań klienta i są jednym z głównych mechanizmów zarządzania jakością świadczonych usług.

SLA powinno również zawierać metryki zarówno dla klienta, jak i dla dostawcy usług. Metryki powinny być znaczące i łatwe do zebrania oraz powinny odzwierciedlać czynniki, które zarówno outsourcer, jak i usługodawca mogą kontrolować. Niesprawiedliwe byłoby karanie usługodawcy za opóźnienia spowodowane błędami klienta, ponieważ zdemotywowałoby to dostawcę. Ponadto, dwustronna umowa SLA pozwala obu stronom skupić się na zamierzonych rezultatach.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]